Рассчитываем стоимость B2B-решений

Какую телефонию выбрать для малого бизнеса

На вопрос о том, какую телефонию выбрать малому бизнесу, можно было бы ответить очень кратко: «Самую недорогую!». Но это было бы неправильно.

Выбирать всегда следует, исходя из модели ведения бизнеса и схемы связи с клиентами. Значит выбор телефонии будет напрямую связан со сферой работы компании.

Под малым бизнесом законодательство понимает коммерческие предприятия с численностью сотрудников до 100 человек и ежегодным доходом до 800 млн. руб. Однако, мы включим в статью и советы для микропредприятий (численность персонала — до 15 человек, доход не выше 120 млн. руб.).

Оптимальная телефония для микрокомпаний

В категорию микропредприятий в первую очередь следует отнести ИП без сотрудников, ИП с несколькими наемными работниками, а также компании, оказывающие небольшой спектр услуг или продающих небольшой перечень товаров (только что открывшиеся или давно работающие на рынке).

Возможно несколько типовых схем связи:

  1. Один номер телефона (мобильный или стационарный) для приема звонков от клиентов, между собой посредством телефонной связи сотрудники не общаются (например, все работают в одном или максимум двух офисных помещениях). Многоканальность такому телефону не требуется ввиду относительно редких звонков клиентов. Звонки принимает один сотрудник.
  2. Один-два номера телефона (городских или мобильных) используются для входящих, между собой сотрудники общаются посредством собственных мобильных телефонов или интернет-мессенджеров (как правило, такие сотрудники находятся в разъездах или просто работают удаленно). Звонки принимает один-два человека (в зависимости от нагрузки), в некоторых ситуациях может понадобиться многоканальный номер телефона.
  3. Количество телефонов зависит от количества торговых точек (магазинов, сервисных центров и т.п.). Чаще всего это стационарные телефоны, с которыми работают руководители торговых точек. Офис компании (если он есть) обычно располагается в одном из магазинов и потому не требует отдельного номера телефона. Между собой сотрудники не общаются или общаются мало. Входящий телефонный трафик минимальный, так как клиенты ознакамливаются с ассортиментом на сайте компании или непосредственно на месте в торговой точке.

Схемы можно обобщить и дать некоторые рекомендации.

Ввиду того, что бюджет у микрокомпании небольшой, денег на масштабную корпоративную связь нет, федеральные номера и прочие «плюшки» они просто не могут себе позволить из-за вопросов экономии.

Ставку микрокомпаниям лучше всего делать на классическую телефонную связь посредством мобильных телефонов (офис всегда с собой) или стационарные (привязаны к офису).

Немаловажное требование — чтобы для работы был отдельный номер телефона, а еще лучше, чтоб он был «красивым» (легче запоминается и воспринимается как забота об имидже компании). Опционально у мобильного оператора можно заказать городской номер (выглядеть он будет как номер стационарного телефона, но работать будет как мобильный), такая услуга обычно требует небольшой дополнительной платы.

Если вы как владелец компании в какой-то момент понимаете, что вам очень хочется видеть детальные расходы на связь и централизовано управлять всеми рабочими телефонами — стоит задуматься об объединении всех номеров в единый пакет. Обычно такие услуги предоставляют сами мобильные операторы. Искать такие тарифы следует в разделах корпоративной связи. Это выгодные пакеты услуг мобильной связи и SMS внутри региона или с регулярными поездками в другие регионы/за рубеж, иногда даже предоставляются пакеты интернет-трафика, бесплатный федеральный номер 8-800, что позволяет комплексно закрыть вопрос связи небольшой компании с фиксированной абонплатой или поминутной тарификацией.

Выбор телефонии для малого бизнеса

С увеличением числа работников растут и расходы на связь, схемы организации взаимодействий усложняются, управлять связью становится тяжелее.

Если микрокомпания переходит на новый уровень взаимодействий с клиентами, так же, как и на новый формат связи между сотрудниками, ей будут полезны следующие советы.

Если вы арендуете офис в крупном бизнес-центре, стоит поинтересоваться услугами местной АТС. В первую очередь, вы получаете операционные расходы (ежемесячная плата за использование и понятные тарифы/лимиты), во-вторых, вам нет необходимости закупать оборудование, тратиться на работу по настройке и запуску собственной офисной АТС, все уже сделано и работает.

Иногда тарифы такой АТС могут превышать «болевой порог» небольшой компании, или готовая АТС обеспечивает не весь набор требуемых функций, и тогда проще и дешевле один раз вложиться в собственное оборудование. Альтернативный способ организации связи для малочисленного офисного помещения — облачная телефония для малого бизнеса (виртуальная АТС или кратко ВАТС).

Сводная таблица ниже показывает преимущества и недостатки обоих подходов

Классическая аппаратная офисная АТС

Облачная АТС

Преимущества

Только у вас будет доступ к внутренней сети связи, и потому можно изначально спроектировать эффективную схему, которая будет легко масштабироваться и обслуживаться. Вы будете уверенны в конфиденциальности связи.

Гибкое управление структурой (расширение набора функций, добавление новых номеров, перенаправление и т.п.).

Телефонные каналы чаще всего не зависят от сети Интернет (в зависимости от выбранных моделей АТС), что избавляет вас от лишних расходов на связь.

Быстрый запуск и настройка (включая добавление новых номеров).

Современные аппаратные решения могут реализовывать весь функционала виртуальных АТС (ВАТС) за счет установки модулей расширения.

Отсутствие необходимости технического обслуживания.

Расходы на оборудование будут разовыми. Последующая абонентская плата будет взиматься только за подключенные каналы связи (канал связи вы можете выбрать самостоятельно исходя из потребностей и предпочтений).

Операционные расходы на связь (поминутная тарификация или готовые пакеты) с приемлемыми суммами ежемесячных платежей.

 

Есть возможность организовать связь внутри компании и с клиентами без покупки телефонов (заменяются программными решениями на различных платформах).

 

Интеграция с сайтами компании (виджеты обратной связи и т.п.).

 

Интеграция с системами CRM.

 

Возможность отслеживания эффективности рекламных каналов (создание отдельных номеров под каждый канал рекламы).

 

Возможность подключения голосового меню (справочной системы).

 

Расширенная и удобная статистика пользования услугами связи.

Недостатки

Для реализации сети, ее настройки и обслуживания требуются профессиональные знания и навыки. Это значит, что могут потребоваться услуги сторонней компании или найм собственного специалиста в штат.

Без доступа к сети Интернет ВАТС не работает. То есть от качества интернет-канала зависит стабильность вашей связи.

Если базовый функционал оборудования исчерпан, расширение сети будет возможно только за счет замены оборудования на новое (что также влечет за собой крупные разовые расходы).

Ежемесячные расходы на пакеты услуг ВАТС могут составлять серьезные суммы, гораздо больше, чем простая аренда каналов связи в случае с классическими АТС.

Если оборудование громоздкое, то для его установки потребуется много места или даже отдельное помещение (хотя это чаще всего актуально для крупных и средних компаний).

Конфиденциальность сети связи из-за недобросовестного подхода провайдера услуг ВАТС может быть на низком уровне.

Разовые расходы на покупку оборудования и организацию каналов связи (прокладка линий) достаточно велики.

Даже если вам не требуется покупка аппаратных IP-телефонов, софтфоны необходимо запускать на базе мощного оборудования (смартфоны, персональные компьютеры, планшеты, ноутбуки), которое тоже требует покупки, то есть требуется крупные разовые расходы по оборудованию рабочего места.

Время запуска системы в работу значительно выше, чем у ВАТС.

 

Проблемы в сети могут парализовать весь бизнес, поиск неисправностей и их устранение потребует времени и специальных знаний.

 

Ввиду высокой надежности и реализации продвинутого функционала со стороны ВАТС и аппаратных АТС, вопрос выбора между аппаратной АТС или ВАТС по сути сводится к вопросу стоимости необходимого набора функционала.

Если вам выгоднее платить ежемесячно, например, по 500 рублей за базовый набор функций, и знать, что в любой момент ваша сеть может быстро масштабироваться, то ВАТС — это ваш выбор.

Если вы можете позволить себе покупку надежной офисной мини АТС, которая умеет все, что вам необходимо, и вы не планируете менять модель бизнеса в ближайшие несколько лет, то экономия на ежемесячных платежах с лихвой окупит стоимость оборудования. Аппаратная АТС — ваш выбор.

Примеры

Бизнес малой компании строится на базе интернет-магазина, который работает в масштабах всей страны. Склад располагается в одном городе, а доставка осуществляется почтой.

Прием входящих звонков в большинстве случаев должен быть бесплатным (то есть требуется федеральный номер 8-800), линия должна быть многоканальной (на случай поступления нескольких звонков одновременно). Связь внутри компании осуществляется между узловыми точками (центральный офис, руководители подразделений, ключевые сотрудники и т.п.). Для обработки заказов вам может понадобиться колл-центр (осуществление холодных звонков в поисках новых клиентов, техническая поддержка, консультирование и т.д.).

Теперь необходимо детально рассчитать: где будет располагаться складское помещение (в одном городе с офисом или на удалении, где дешевле арендная плата и ниже стоимость труда при развитой инфраструктуре), главный офис (отдел маркетинга, логисты и т.п.) и колл-центр.

На основе структуры и расположения подразделений формируется типовой набор оборудования рабочих мест и схем связи. Далее рассчитываются расходы (разовые и операционные) на связь: отдельно на аппаратную АТС, отдельно на ВАТС.

Если ВАТС с ее ежемесячными платежами вписывается в ожидаемые операционные расходы, лучше выбрать ее, так как масштабировать сеть или перенести офис в случае смены дислокации будет значительно проще. А операционные расходы (абонентская плата за пакеты услуг) позволяют избежать перекосов бюджета с разовыми крупными платежами на старте.

Если разовые расходы на аппаратную часть офисной АТС для ведения бизнеса, пересчитанные в ежемесячный платеж за ближайшие 3-5 лет (не забыть за ежемесячные расходы на аренду каналов связи и найм специалистов по настройке) существенно ниже (например, в 2 раза или более) ежемесячных расходов на ВАТС, то выбор стоит сделать в пользу классических офисных АТС.

В случае, если бизнес строится на базе одного центрального офиса (маркетинг, отдел по работе с клиентами, сервисная служба и т.п. все в одном месте), складские помещения и точки продаж расположены в том же городе, дополнительных опций, таких как конференцсвязь, интеграция с CRM и т.п., не требуется, то выбор телефонии очевиден. Это аппаратная мини АТС для офиса, обеспечивающая весь необходимый набор функций, и стационарные телефоны для торговых точек или складских помещений. Даже с учетом покупки телефонов для сотрудников и настройки АТС сторонними специалистами такое решение окупится в ближайшие пару лет, если сравнивать с системами ВАТС. При этом вы получаете стабильную связь, не зависящую от сети Интернет и обеспечивающую полную конфиденциальность каналов связи.

Если большая часть ваших сотрудников работает удаленно, то оптимальным решением будет облачная телефония для малого бизнеса. Вы сэкономите на связи внутри компании, а дополнительный функционал (проведение онлайн-конференций, интеграцию с CRM и др.) можно будет использовать только в том объеме, который необходим в рамках концепции ведения бизнеса.

Регистрация